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今天聊时间管理的问题。时间管理是永恒的话题。管理好时间很重要,因为时间是有限的。管理时间有很多的书籍,有很多的培训,有的人通过做管理时间的培训赚了很多钱,但是自己的时间还是管理不好。

时间管理对高管很重要。但凡公司director以上级别的,时间都是非常宝贵,需要系统化的管理。不然时间肯定不够用。时间管理对初入职场的人也很重要,因为学校里的时间和工作上的时间是完全不一样的两个概念。差距太大,鲜有人能够迅速转变观念。

我看了很多书学习过很多方法也失败过很多,这里的方法是我日常用于自己的职场时间管理,经过我多年的实践,这套方法好处有两个:(1)非常的简单,没有什么大道理,一听就会,立刻可以上手,(2)可提升和扩展的空间很高,自由度很大。每个人都可以立刻上手逐渐提高。

那么我们进入主题。我的时间管理基于日历这个工具,和时间粒度这个概念。先说日历这个工具。工欲善其事必先利其器。走路再快也不可能快过开车的。现代时间管理,必须借助日历这个工具才可以高效率。

日历是什么大家都知道,我们无论手机还是电脑上都会安装日历。我们也经常需要去日历看一下到底有哪些会要开。但是更全面借助日历管理时间的,只有在比较高级别的领导上才司空见惯。因为对这些人来说,从早上到晚上都是各种各样的会,所以其日历往往排的满满的。

下一个概念是时间粒度。时间粒度我的定义是:你和别人之间进行协作(讨论,开会,等等)的最小时间单位。通常来说,这个粒度对大部分人是30分钟,也有15分钟的。但是对位置比较高的人,可能是10分钟,5分钟。据说Bill Gates的时间粒度是3分钟,不知道真假。

我真实见过的最低粒度是5分钟。某人的日历上以5分钟为单位见不同的人。那些时间粒度低的人,是以其他人为自己服务来达到自己时间粒度那么低的。举个例子,你希望每5分钟能够见一个人,5分钟后见另外一个人,那你必然需要秘书管理你的日历,前台负责验证接下来要见的人的身份登记,有人给你做笔录整理笔记,有人给你追踪后续要处理的事情。甚至你还需要保安司机出行安排等等。

解释完日历和时间粒度概念之后,我的可操作性的高效时间管理方法概况起来有下面两个步骤:
对自己工作实际范围内的时间,按照最小粒度的1到N倍记录规划使用情况
定期对过去的时间使用情况进行总结分析,解决实际问题。

先说第一条。第一条的要求非常简单,你的日历里除去会议以外的其他时间,请按照你的时间粒度(比如半个小时)的N倍为单位进行记录,假设我们是早上8点到下午5点作为工作时间,你可以记录8-8:30早上团队晨会,8:30-9:00早餐,9:00-9:30查邮件回消息,9:30-11:00coding,11:00-11:30查邮件回消息,11:30-1:00午餐。。。。

最开始的时候,你只需要记录每半个小时里发生了什么事情就好。当然你会发现实际情况是这半个小时内你可能既看了消息,又回了邮件还coding了,又和同事聊了几句。无论如何,你应该都记录下来。哪怕在你的时间粒度范围内你做了不止一件事情。

第二步是分析,建议以4-6周数据为基础进行分析,最好找个周末的时间,不会被其他的事情干扰。分析基于自己过去4-6周的记录数据进行。其目的是找出自己时间花费里面不合理的地方。

每个人的情况不同,但我们可以来看一些新人最常见的时间低效率的表现。比如说,你会在每个时间粒度里都去看消息,回邮件。这个时候你可以做的改进是,把看消息和回邮件给塞到相对集中的时间粒度里面去。你可能会发现每个时间粒度里你都会上几分钟网,喝杯水,上个厕所之类。分心发散是时间粒度管理法首先可以发现的问题。

你是不是一定可以改掉所有的分心发散呢?不一定。毕竟随时都有突发事件。比如说领导给你打电话了,某个重要的人给你打电话了,你说接不接电话呢?

时间粒度是给你一个相对明确的边界,让你尽量可以在每多少分钟呢聚焦于一件事情。而不是说一劳永逸的帮助你解决所有的舞台。凡事皆有例外。

还有一些常见情况是,你发现写代码需要一段时间,但是开会却影响效率,有时候你就会合理调整开会时间,让自己有合理的长段时间去写代码。这也是你可以通过自己的记录的数据来看出来的。

接下去你可以问自己更深入的问题:比如说这个人的讨论和那个人的讨论是不是可以合并成三个人的会议,这个会议是不是需要1个小时,还是可以办个小时解决,这个事情是不是一个电话就够了,没必要见面。

忠实的按照时间粒度记录自己的日历,定期基于历史数据回顾看是否可以提高,这就是我时间管理实操的精髓。好了,如果你觉得对你有帮助,就行动起来吧。千里之行始于足下。最终数据会告诉你,怎么去更好的管理你自己的时间。

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